Asiantuntijamme vastaa
Yhteystiedot ja UKK -sivulta löydät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin liittyen meidän palveluihin, hintoihin ja juhlatilaan.
Tähän olemme koonneet yhteen yleisimpiä juhliin liittyviä kysymyksiä – etikettiin, aikataulutukseen, ohjelmaan, tarjoiluun ja koristeluun liittyen ja vastanneet niihin kokeneen juhlajärjestäjän näkökulmasta.
Tavoitteemme on auttaa sinua suunnittelemaan onnistuneet juhlat, olivatpa ne pienet kotikekkerit tai suurempi merkkipäivä. Täältä löydät asiantuntijatietoa tilanteisiin, joissa et ole varma, miten olisi hyvä toimia.
Voit selailla kysymyksiä oman tarpeesi mukaan: Jos et löydä vastausta mieltä askarruttavaan asiaan, ole meihin rohkeasti yhteydessä ja autamme sinua tuhansien tilaisuuksien kokemuksella!
Usein kysyttyjä juhlasuunnittelukysymyksiä
1. Milloin juhlatila kannattaa varata häihin?
Juhlatilan varaaminen kannattaa aloittaa heti, kun hääpäivästä tai ainakin vuodenajasta on alustava suunnitelma. Suosituimmat kesäviikonloput varataan usein jopa 1–2 vuotta etukäteen, joten ajoissa liikkeellä olevilla hääpareilla on yleensä eniten vaihtoehtoja.
Ennen yhteydenottoa ei tarvitse olla kaikkea valmiiksi suunniteltuna. Useimmiten riittää, että tiedossa on arvio vierasmäärästä sekä toivottu ajankohta. Näiden perusteella voidaan kartoittaa sopivia vaihtoehtoja ja keskustella samalla myös cateringista, tarjoiluista sekä juhlapäivän kokonaisuudesta.
Suosittelemme aina käymään juhlatilassa paikan päällä ennen päätöstä. Kuvista saa hyvän ensivaikutelman, mutta tunnelma, ympäristö ja tilan toimivuus selviävät parhaiten vierailun aikana.
Mitä aikaisemmin juhlatilan etsinnän aloittaa, sitä enemmän vaihtoehtoja on käytettävissä.
Häätiloja kannattaa ehdottomasti tiedustella myös lyhyemmällä varoitusajalla. Usein arkipäiville ja sunnuntaille tilaa saattaa löytyä nopeammallakin ajalla.
3. Buffet vai pöytiintarjoilu – kumpi kannattaa valita häihin?
Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita hääparit meille esittävät. Moni miettii erityisesti sitä, onko buffet tarpeeksi juhlava häihin.
Buffetista saa ehdottomasti näyttävän, taidolla suunniteltu ja viimeistelty buffet on todella juhlava. Meillä suurin osa häistä toteutetaan buffetilla, ja se toimii erinomaisesti. Buffet on usein sujuvampi vaihtoehto ja sopii sulavasti osaksi muuta ohjelmaa. Vieraat voivat hakea ruokaa omaan tahtiinsa, tunnelma pysyy rentona ja ruokailu sujuu jouhevasti.
Pöytiintarjoilu taas sopii erityisesti silloin, kun ruokailulle voidaan oikeasti varata riittävästi aikaa ja siitä halutaan selkeästi oma hetkensä, jopa yksi juhlien päänumero. Juhlissa, joissa valitaan pöytiintarjoilu on yleensä suurempi fokus itse annosten näyttävyydessä ja tarjoilussa.
Molemmat vaihtoehdot voivat olla yhtä laadukkaita ja juhlavasti toteutettuja.
Tarjoilumuoto valitaan sen mukaan, että millaisen tunnelman juhliin haluaa rakentaa ja me autetaan valinnassa.
2. Kuinka paljon ruokaa häihin kannattaa varata?
Häiden ruokamäärä riippuu monesta tekijästä, kuten vierasmäärästä, menusta, juhlan kestosta, tarjoilutavasta sekä siitä, tarjoillaanko myöhemmin esimerkiksi kahvit tai yöpala.
Moni hääpari pohtii ruokamääriä etukäteen, mutta käytännössä niiden arvioiminen perustuu pitkälti kokemukseen. Ammattitaitoinen cateringyritys osaa laskea menekin yllättävän tarkasti aiempien tilaisuuksien perusteella. Näin ruokaa on varmasti riittävästi kaikille vieraille ilman, että hävikkiä syntyy tarpeettomasti.
Liian pieni ruokamäärä voi näkyä nopeasti buffetpöydässä, mutta myös ylimitoitus kasvattaa kustannuksia ja lisää ruokahävikkiä. Siksi ruokamäärien suunnittelu kannattaa yleensä jättää cateringin ammattilaisille.
Hyvä hääcatering ei tarkoita pelkästään herkullista ruokaa, vaan myös huolellisesti suunniteltua kokonaisuutta, jossa annoskoot, tarjoilut ja menekki ovat tasapainossa.
4. Kuinka aikaisin catering kannattaa varata?
Kokemuksemme mukaan catering kannattaa varata heti, kun juhlapäivä on tiedossa. Erityisesti kesän suosituimmat viikonloput täyttyvät nopeasti, ja monet hääparit ovat liikkeellä jopa 6–12 kuukautta etukäteen.
Aikainen varaus ei tarkoita pelkästään sitä, että haluttu päivämäärä saadaan lukkoon. Se antaa myös aikaa suunnitella juhlan kokonaisuutta rauhassa. Menu, tarjoilut, erityisruokavaliot ja päivän aikataulu on huomattavasti helpompi käydä läpi ilman kiirettä.
Toisaalta kannattaa muistaa, ettei liian myöhäistä hetkeä yhteydenotolle juuri ole. Vaikka juhliin olisi aikaa vain muutama kuukausi tai jopa muutama viikko, kannattaa aina kysyä. Kalenterista voi löytyä vapaita päiviä, ja varsinkin pienempiä tilaisuuksia pystytään usein toteuttamaan lyhyemmälläkin varoitusajalla.
Moni yllättyy siitä, kuinka paljon vaihtoehtoja voi olla tarjolla vielä lähempänä juhlapäivääkin. Siksi suosittelen ottamaan yhteyttä heti, kun juhlat ovat suunnitteilla. Parhaassa tapauksessa saatte juuri toivomanne kokonaisuuden, ja vähintäänkin tiedätte, mitkä vaihtoehdot ovat käytettävissä.
Satojen juhlien perusteella yksi vinkki nousee muiden yläpuolelle: mitä aikaisemmin suunnittelu aloitetaan, sitä rennommalta myös juhliin valmistautuminen yleensä tuntuu.
Jos suunnittelet juhlia, autamme mielellämme löytämään juuri teille sopivan kokonaisuuden.
5. Mitä häämenun suunnittelussa kannattaa huomioida?
Moni hääpari miettii ensimmäisenä menuun tulevien vaihtoehtojen määrää. Oman kokemukseni mukaan tärkeämpää on kuitenkin ruoan laatu kuin mahdollisimman laaja valikoima.
Vieraille jää harvoin mieleen, oliko buffetissa kolme eri leipävaihtoehtoa tai kaksikymmentä erillistä tuotetta. Sen sijaan mieleen jää, oliko ruoka hyvää, tuoretta ja huolella valmistettua.
Toinen yleinen huoli liittyy erikoisruokavalioihin. Niitä ei yleensä tarvitse suunnitella koko menun lähtökohdaksi, sillä erityisruokavaliot voidaan huomioida erikseen. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa suuri osa vieraista noudattaa esimerkiksi kasvisruokavaliota.
Suosittelen myös luottamaan ammattilaisten suunnittelemiin kokonaisuuksiin. Hyväksi todettu menu toimii niin makujen, tarjoilun kuin aikataulunkin kannalta. Kun kokonaisuus on testattu lukuisissa juhlatilaisuuksissa, voidaan varmistaa laadukas kokemus jokaiselle vieraalle.6. Mitä kannattaa kysyä juhlatilalta ennen varausta?
Ennen juhlatilan varaamista kannattaa käydä tarkasti läpi, mitä kokonaisuuteen kuuluu.
Sisältyvätkö hintaan siivous, henkilökunta, astiat, pöytäliinat tai tarjoilupalvelu? Entä tuleeko joistakin palveluista erillisiä lisämaksuja? Kannattaa myös selvittää käytännön asiat, kuten tilan käyttöajat, koristelumahdollisuudet ja mahdolliset rajoitukset.
Tärkeääon se, että kokonaisuus on mahdollisimman selkeä jo alusta alkaen. Kun tiedät etukäteen, mitä hintaan sisältyy ja mistä mahdollisesti veloitetaan erikseen, vältyt ikäviltä yllätyksiltä myöhemmin.
Tammistossa olemme halunneet tehdä tästä mahdollisimman helppoa. Käymme asiakkaan kanssa kaikki kustannukset läpi etukäteen, jotta tiedät tarkasti, mitä olet varaamassa. Meillä ei tarvitse pelätä piilokuluja tai juhlapäivän jälkeen saapuvia yllätyslaskuja, vaan kaikki sovitaan avoimesti ennakkoon.
7. Kannattaako hääpäivälle tehdä tarkka aikataulu?
Lyhyt vastaus on kyllä. Jokaiselle hääpäivälle kannattaa tehdä aikataulu. Aikataulun tärkein tehtävä ei kuitenkaan ole määrittää, tapahtuuko jokin ohjelmanumero kello 15.17 vai 15.23, vaan varmistaa, että päivä etenee sujuvasti ja kaikki tärkeät asiat tapahtuvat oikeassa järjestyksessä.
Siksi en yleensä suosittele kovin tarkkaa minuuttiaikataulua. Häissä on aina muuttujia. Vieraat jäävät juttelemaan, valokuvaukset venyvät hieman tai ohjelma kestää arvioitua pidempään. Jos aikataulu on tehty liian tiukaksi, pienikin viive voi aiheuttaa turhaa stressiä.
Hyvä aikataulu sisältää päivän tärkeimmät vaiheet, kuten ruokailun, puheet, ohjelman, kahvituksen ja mahdolliset yllätysnumerot. Samalla siihen kannattaa jättää myös tarkoituksella väljyyttä. Usein 15–30 minuutin hengähdystauot ohjelmien välissä toimivat erittäin hyvin.
Tarkkaa aikataulua tarvitse välttämättä julkaista vieraille lainkaan. Usein riittää, että he tietävät päivän suuret linjat.
Sen sijaan tärkeää on, että joku vastaa päivän etenemisestä. Se voi olla juhlatilan yhteyshenkilö, seremoniamestari, toastmaster tai muu sovittu henkilö, joka pitää kokonaisuutta kasassa. Kun joku huolehtii siitä, että ruokailu alkaa oikeaan aikaan, puheet tulevat sopivassa kohdassa ja ohjelma etenee suunnitellusti, hääpari voi keskittyä nauttimaan päivästä.
Lopulta onnistunut aikataulu on sellainen, jota kukaan ei erityisesti huomaa, koska kaikki sujuu luontevasti.
7. Kannattaako hääpäivälle tehdä tarkka aikataulu?
Lyhyt vastaus on kyllä. Jokaiselle hääpäivälle kannattaa tehdä aikataulu. Aikataulun tärkein tehtävä ei kuitenkaan ole määrittää, tapahtuuko jokin ohjelmanumero kello 15.17 vai 15.23, vaan varmistaa, että päivä etenee sujuvasti ja kaikki tärkeät asiat tapahtuvat oikeassa järjestyksessä.
Siksi en yleensä suosittele kovin tarkkaa minuuttiaikataulua. Häissä on aina muuttujia. Vieraat jäävät juttelemaan, valokuvaukset venyvät hieman tai ohjelma kestää arvioitua pidempään. Jos aikataulu on tehty liian tiukaksi, pienikin viive voi aiheuttaa turhaa stressiä.
Hyvä aikataulu sisältää päivän tärkeimmät vaiheet, kuten ruokailun, puheet, ohjelman, kahvituksen ja mahdolliset yllätysnumerot. Samalla siihen kannattaa jättää myös tarkoituksella väljyyttä. Usein 15–30 minuutin hengähdystauot ohjelmien välissä toimivat erittäin hyvin.
Tarkkaa aikataulua tarvitse välttämättä julkaista vieraille lainkaan. Usein riittää, että he tietävät päivän suuret linjat.
Sen sijaan tärkeää on, että joku vastaa päivän etenemisestä. Se voi olla juhlatilan yhteyshenkilö, seremoniamestari, toastmaster tai muu sovittu henkilö, joka pitää kokonaisuutta kasassa. Kun joku huolehtii siitä, että ruokailu alkaa oikeaan aikaan, puheet tulevat sopivassa kohdassa ja ohjelma etenee suunnitellusti, hääpari voi keskittyä nauttimaan päivästä.
Lopulta onnistunut aikataulu on sellainen, jota kukaan ei erityisesti huomaa, koska kaikki sujuu luontevasti.
9. Miten vierasmäärä vaikuttaa juhlatilan valintaan?
Vierasmäärä on hyvä lähtökohta juhlatilan valinnalle, mutta kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, miten tila toimii käytännössä. Onnistunut juhlatila on sellainen, jossa vieraiden on helppo viihtyä koko päivän ajan.
Liian pieni tila alkaa helposti tuntua ahtaalta. Ruokailu, tarjoilu, tanssi ja vieraiden liikkuminen vaikeutuvat, ja tunnelma voi muuttua levottomaksi. Toisaalta myös liian suuri tila voi olla haastava. Vaikka vieraita olisi paljon, suuri hallimainen tila saattaa tehdä tunnelmasta hajanaisen ja etäisen. Useat hää- ja tapahtuma-alan asiantuntijat korostavatkin, että tilan mukavuus ja toimivuus ovat usein tärkeämpiä kuin rakennuksen ilmoitettu maksimikapasiteetti.
Vierasmäärän lisäksi kannattaa miettiä ainakin seuraavia asioita:
- Miten ruokailu järjestetään?
- Tuleeko tanssilattia tai bändi?
- Tarvitaanko rauhallisia paikkoja keskustelulle?
- Miten tarjoilu liikkuu salissa?
- Riittävätkö wc-tilat koko vierasmäärälle?
- Onko tilassa helppo liikkua myös iäkkäämmille vieraille?
Nämä käytännön asiat vaikuttavat usein juhlakokemukseen enemmän kuin itse pöytien määrä. Myös tapahtuma-alan suunnitteluohjeissa korostetaan, että vieraiden liikkumiseen, palveluun ja yhteisiin oleskelutiloihin täytyy varata riittävästi tilaa, eikä kapasiteettia kannata arvioida pelkästään istumapaikkojen perusteella.
Oman kokemukseni mukaan parhaat juhlatilat ovat sellaisia, joissa vieraat voivat viettää aikaa hieman eri tavoin päivän aikana. Osa haluaa seurata ohjelmaa, osa keskustella rauhassa ja osa nauttia ulkoilmasta.
Tammistolla tätä varten on käytettävissä useita erilaisia tiloja. Pääjuhla järjestetään Tallin ylisillä, mutta sen lisäksi käytössä on katettua ulkotilaa sekä alakerran lounge-alue. Tällöin koko seurueen ei tarvitse olla koko aikaa samassa tilassa, vaan jokainen voi löytää itselleen sopivan paikan juhlan eri vaiheissa.
10. Kuinka paljon alkoholittomia juomia kannattaa varata juhliin?
Tämä on asia, joka on muuttunut paljon viime vuosina. Moni laskee juomatarjoilua alkoholin kautta, mutta yksi suurimmista muutoksista juhlakulttuurissa on se, että alkoholittomia vaihtoehtoja toivotaan yhä enemmän. Kaikissa häissä on vieraita, jotka eivät käytä alkoholia lainkaan, mutta myös alkoholia käyttävät valitsevat päivän aikana välillä alkoholittoman vaihtoehdon.
Juhlissa kannattaa panostaa pariin laadukkaaseen alkoholittomaan vaihtoehtoon. Useimmiten yksi hyvä alkoholiton kuohuva, toimiva mocktail tai kaksi ja alkoholiton ruokajuoma, esimerkiksi viini riittävät erinomaisesti. Alkoholittomia drinkkejä kannattaa yleensä varata noin 0,5–1,5 annosta vierasta kohden.
Kesäjuhliin on hyvä varata määrällisesti alkoholittomia virvoitusjuomia ja kivennäisvesiä noin 2–3 pulloa tai tölkkiä vierasta kohden. Helteellä menekki voi olla selvästi suurempi, mutta myös raikas vesi näiden lisäksi riittää hyvin.
Tärkeää on, että jokainen vieras tuntee olevansa huomioitu ja pari hyvää vaihtoehtoa riittää paremmin kuin kymmenen erilaista juomaa pieninä määrinä.
10. Kuinka paljon alkoholittomia juomia kannattaa varata juhliin?
Tämä on asia, joka on muuttunut paljon viime vuosina. Moni laskee juomatarjoilua alkoholin kautta, mutta yksi suurimmista muutoksista juhlakulttuurissa on se, että alkoholittomia vaihtoehtoja toivotaan yhä enemmän. Kaikissa häissä on vieraita, jotka eivät käytä alkoholia lainkaan, mutta myös alkoholia käyttävät valitsevat päivän aikana välillä alkoholittoman vaihtoehdon.
Juhlissa kannattaa panostaa pariin laadukkaaseen alkoholittomaan vaihtoehtoon. Useimmiten yksi hyvä alkoholiton kuohuva, toimiva mocktail tai kaksi ja alkoholiton ruokajuoma, esimerkiksi viini riittävät erinomaisesti. Alkoholittomia drinkkejä kannattaa yleensä varata noin 0,5–1,5 annosta vierasta kohden.
Kesäjuhliin on hyvä varata määrällisesti alkoholittomia virvoitusjuomia ja kivennäisvesiä noin 2–3 pulloa tai tölkkiä vierasta kohden. Helteellä menekki voi olla selvästi suurempi, mutta myös raikas vesi näiden lisäksi riittää hyvin.
Tärkeää on, että jokainen vieras tuntee olevansa huomioitu ja pari hyvää vaihtoehtoa riittää paremmin kuin kymmenen erilaista juomaa pieninä määrinä.
12. Kuinka paljon ohjelmaa häihin oikeasti kannattaa suunnitella?
Yllättävän moni hääpari pelkää, että vieraille tulee tylsää, ja yrittää täyttää päivän mahdollisimman monella ohjelmanumerolla. Parhaat häät eivät kuitenkaan ole niitä, joissa ohjelmaa on eniten, vaa sellaisia joissa ohjelma rytmittää päivää sopivasti, mutta jättää myös aikaa seurustelulle.
Moni vieras on tullut paikalle tapaamaan sukulaisia, ystäviä ja hääparia. Jos päivä on täynnä puheita, kilpailuja ja yllätyksiä ilman hengähdystaukoja, juhla voi tuntua yllättävän kiireiseltä.
Suosittelen valitsemaan muutaman tärkeän ohjelmanumeron ja jättämään niiden väliin aikaa vapaalle yhdessäololle. Usein juuri ne hetket jäävät vieraille parhaiten mieleen.
Hyvä ohjelma tukee juhlapäivää. Sen ei tarvitse täyttää sitä kokonaan.